Project Manager / Executive Assistent / Projekbestuurder / Uitvoerende Assistent (AN 120)

Introduction / Inleiding

Our client is a leading architectural and design practice specialising in bespoke residential, commercial, and lifestyle developments. The company focuses on creating innovative architectural solutions, with extensive experience across luxury homes, estates, townhouses, offices, shopping centres, and hospitality projects locally and internationally

LOCATION:  Bryanston, Johannesburg

_________________________________________________________________________________

Ons kliënt is ’n toonaangewende argitektuur- en ontwerpspraktyk wat spesialiseer in pasgemaakte residensiële, kommersiële en leefstylontwikkelings. Die maatskappy fokus op die skep van innoverende argitektoniese oplossings, met uitgebreide ervaring in luukse huise, landgoedere, meenthuise, kantore, winkelsentrums en gasvryheidsprojekte plaaslik en internasionaal.

LIGGING: Bryanston, Johannesburg

Key Responsibilities / Hoofverantwordelikhede

• Manage client communication, correspondence, emails, WhatsApp communication, and stakeholder follow-ups.

• Prepare client proposals, presentations, presentation decks, and supporting documentation.

• Coordinate client meetings, site meetings, and prepare meeting minutes with follow-up on action points.

• Assist with new business development, including networking, identifying opportunities, preparing proposals, fee structures, and supporting negotiations.

• Provide project administration and coordination support within the construction and property development departments.

• Manage project-related documentation, payment follow-ups, procurement processes, and supplier communication.

• Coordinate communication between clients, suppliers, contractors, and internal teams.

• Provide administrative and operational support to the Managing Director and ensure efficient daily business operations.

________________________________________________________________________________

• Bestuur kliëntekommunikasie, korrespondensie, e-posse, WhatsApp-kommunikasie en opvolg met belanghebbendes.

• Voorbereiding van kliëntvoorstelle, aanbiedings, aanbieding-decks en ondersteunende dokumentasie.

• Koördineer kliëntevergaderings, terreinvergaderings en stel vergaderingsnotules op met opvolg van aksiepunte.

• Ondersteun nuwe besigheidsontwikkeling, insluitend netwerkgeleenthede, identifisering van geleenthede, voorbereiding van voorstelle, fooistrukture en ondersteuning met onderhandelinge.

• Verskaf projekadministrasie en koördineringsondersteuning binne die konstruksie- en eiendomsontwikkelingsafdelings.

• Bestuur projekverwante dokumentasie, betalingsopvolgings, verkrygingsprosesse en verskafferkommunikasie.

• Koördineer kommunikasie tussen kliënte, verskaffers, kontrakteurs en interne spanne.

• Verskaf administratiewe en operasionele ondersteuning aan die Besturende Direkteur en verseker doeltreffende daaglikse besigheidsbedrywighede

Minimum Requirements / Minimum Vereistes

• Qualification in Project Management, Business Administration, Executive Assistance, or similar.

• Training within the construction industry (e.g., Project Management, Quantity Surveying, Architecture, or Construction) will be an advantage.

• Minimum 3-5 years' previous experience as an Executive Assistant, Project Coordinator, or similar role.

• Industry experience within architecture, construction, property development, or a technical environment will be an advantage.

• Experience with clients, projects, presentations, and professional communication.

• Proven ability to manage multiple tasks simultaneously.

• Excellent knowledge of Microsoft Office(Word, Excel, PowerPoint and Outlook)

• Knowledge of  Xero Accounting will be an advantage.

• Ability to draft professional emails and documentation.

• Strong presentation skills and experience in preparing presentation decks.

• Excellent organisational skills

• Ability to work in a high-pressure environment with changing priorities.

• Ability to make independent decisions and take responsibility.

• Own transport and vehicle.

__________________________________________________________________________________

• Kwalifikasie in Projekbestuur, Besigheidsadministrasie, Uitvoerende Assistent, of soortgelyk.

• Opleiding binne die konstruksiebedryf (bv. Projekbestuur, Quantity Surveying, Argitektuur of Konstruksie) sal voordelig wees.

• Vorige ervaring as ’n Uitvoerende Assistent, Projekkoördineerder of soortgelyke rol.

• Bedryfservaring binne argitektuur, konstruksie, eiendomsontwikkeling of ’n tegniese omgewing sal voordelig wees.

• Minimum 3-5 jaar ervaring met kliënte, projekte, aanbiedings en professionele kommunikasie.

• Bewese vermoë om verskeie take gelyktydig te bestuur.

• Uitstekende kennis van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint en Outlook).

• Kennis van Xero Accounting sal voordelig wees.

• Vermoë om professionele e-posse en dokumentasie op te stel.

• Sterk aanbiedingsvaardighede en ervaring met die voorbereiding van aanbieding-decks.

• Uitstekende organisatoriese vaardighede.

• Vermoë om in 'n hoëdruk omgewing met veranderende prioriteite te kan werk.

• Vermoë om onafhanklik besluite te neem en verantwoordelikhede te dra.

• Eie vervoer en voertuig

Salary / Salaris

R20 000 - R30 000  p/m

Benefits:  Workphone

_______________________________________________________________________________

R20 000 - R30 000

Voordele:  Werksfoon