Persoonlike Assistent / Personal Assistant

Sleutelverantwoordelikhede

Algemene Administratiewe Ondersteuning Uitvoer van algemene administratiewe en kantoorverwante take Opstel, tik, formatering en redigering van briewe, verslae en dokumentasie Elektroniese en fisiese liassering van dokumente en besigheidsrekords Verseker dat dokumentasie akkuraat, volledig en maklik toeganklik is Datavaslegging en instandhouding van administratiewe rekords en sigblaaie Hantering en verspreiding van inkomende en uitgaande korrespondensie Skandering, kopiëring en elektroniese verspreiding van dokumentasie Ondersteuning aan ander afdelings met administratiewe take waar nodig Opvolg van uitstaande dokumentasie, inligting en aksies

Persoonlike Assistent aan die Besturende Direkteur Bestuur en koördinering van die Besturende Direkteur se kalender en dagboek Reël en bevestig vergaderings, afsprake en ander verpligtinge Herinner die Besturende Direkteur aan belangrike vergaderings, sperdatums en opvolgaksies Voorbereiding van dokumentasie en inligting wat vir vergaderings benodig word Neem van notules en verspreiding van aksiepunte waar nodig Opvolg met personeel, kliënte, verskaffers en ander partye rakende aksies Koördinering van reisreëlings, besprekings en verwante administrasie Optree as 'n administratiewe skakel tussen die Besturende Direkteur en interne of eksterne partye Help om die Besturende Direkteur se tyd effektief te bestuur en prioriteite te identifiseer

Kommunikasie & Korrespondensie Professionele hantering van telefoonoproepe, e-posse en boodskappe Opstel van professionele e-posse en korrespondensie namens of vir die Besturende Direkteur Verseker dat belangrike kommunikasie betyds aan die korrekte persone deurgegee word Opvolg van e-posse, versoeke en aksiepunte Professionele kommunikasie met kliënte, verskaffers, personeel, bestuur en ander belanghebbendes

Vergaderings & Opvolg Skedulering en koördinering van interne en eksterne vergaderings Voorbereiding van agendas en relevante dokumentasie Neem en verspreiding van notules wanneer vereis Handhawing van 'n akkurate aksielys van besluite en take Opvolg met verantwoordelike persone rakende sperdatums en uitstaande take Rapporteer uitstaande of vertraagde aksies aan die Besturende Direkteur

Finansiële & Boekhou Administrasie Ondersteuning met algemene finansiële administrasie Administratiewe ondersteuning met debiteure en krediteure Ondersteuning met begrotings en finansiële rekords Datavaslegging en instandhouding van finansiële inligting Ervaring met boekhou-sisteme en finansiële administrasie sal 'n sterk voordeel wees

Vertroulike Inligting Hantering van vertroulike besigheids-, finansiële-, personeel-, kliënte- en bestuursinligting Handhaaf die hoogste vlak van diskresie en professionele vertroulikheid Verseker dat dokumente en elektroniese inligting veilig bewaar word Moet nooit vertroulike inligting sonder behoorlike toestemming openbaar nie Respekteer te alle tye die vertroulikheid van die onderneming en Besturende Direkteur

Minimum Vereistes Sterk administratiewe en organisatoriese vaardighede Uitstekende aandag aan detail en akkuraatheid Sterk tydsbestuur en vermoë om prioriteite te bepaal Uitstekende mondelinge en skriftelike kommunikasievaardighede Vlot in Afrikaans en Engels Goeie rekenaarvaardighede, veral Microsoft Word, Excel en Outlook Vermoë om onafhanklik te werk en verantwoordelikheid te neem Vermoë om verskeie take gelyktydig te bestuur Sterk probleemoplossingsvaardighede Vermoë om onder druk te werk en sperdatums na te kom Boekhou- of finansiële administrasie-ervaring sal sterk voorkeur geniet Ervaring met debiteure en krediteure sal 'n sterk voordeel wees Kennis van begrotings en finansiële administrasie sal 'n sterk voordeel wees

Persoonlike Eienskappe Professioneel en volwasse Proaktief en selfgemotiveerd Betroubaar en verantwoordelik Hoogs georganiseerd en sistematies Akkuraat en detail-georiënteerd Sterk kommunikasievaardighede Diskreet en vertroulik Goeie oordeel en probleemoplossingsvermoë Bereid om verantwoordelikheid te neem en take selfstandig te voltooi Moet nie voortdurend op instruksies wag om basiese take uit te voer nie Sterk opvolgvermoë Bereidwillig om ander afdelings te ondersteun waar nodig Vermoë om onder druk te werk Langtermyn ingesteldheid

Sukses in die Rol Binne die eerste paar maande behoort die kandidaat: Akkurate en professionele administrasie te handhaaf Die Besturende Direkteur se kalender en administratiewe behoeftes effektief te bestuur Take en aksiepunte betyds op te volg Akkurate rekordhouding en dokumentbeheer te handhaaf Professionele kommunikasie met interne en eksterne belanghebbendes te verseker Take onafhanklik en binne sperdatums te voltooi Die werkslading effektief te organiseer en prioriteite korrek te bepaal Vertroulike inligting professioneel en diskreet te hanteer Betroubaarheid en konsekwente uitvoering van verantwoordelikhede te toon