Key Accounts Project Administrator / Sleutelrekeninge Projekadministrateur (AD 121)

Introduction / Inleiding

Our client is a well-established South African company specialising in the design, manufacture, and installation of commercial refrigeration systems, retail fixtures, and store fit-out solutions for leading national retailers. They have built a strong reputation for delivering high-quality workmanship, innovative solutions, and exceptional project execution.

LOCATION:  Johannesburg, Gauteng

_______________________________________________________________________

Ons kliënt is 'n gevestigde Suid-Afrikaanse maatskappy wat spesialiseer in die ontwerp, vervaardiging en installering van kommersiële verkoelingstelsels, kleinhandelbybehore en winkeluitrigtingsoplossings vir vooraanstaande nasionale kleinhandelaars. Hulle het 'n sterk reputasie opgebou vir die lewering van hoëgehalte-vakmanskap, innoverende oplossings en uitsonderlike projekuitvoering.

LIGGING: Johannesburg, Gauteng

Key Responsibilities / Hoofverantwoordelikhede

Respond promptly and accurately to customer and internal enquiries relating to quotations, sales orders, delivery dates and project status.

• Obtain quotations from specialist suppliers and incorporate approved costs into customer proposals.

• Maintain accurate customer pricing, discount structures and product information.

• Prepare detailed customer quotations using architectural drawings, specifications and approved pricing.

• Process customer purchase orders accurately and create official sales orders for transfer to the factory.

• Coordinate with Project Managers, the factory and suppliers to confirm project requirements, production timeframes and delivery commitments.

• Monitor production schedules and proactively escalate risks that may affect agreed delivery dates.

• Track internal sales orders, supplier purchase orders, subcontractor activities and customer deliveries, providing timely status updates.

• Support Project Managers with clear, professional communication to customers, suppliers and internal stakeholders.

• Work with Finance to ensure customer invoices are raised on time, payments are correctly allocated and account queries are resolved.

• Assist with the processing and verification of supplier and subcontractor invoices before payment.

• Assist the sales estimator hub by compiling Quotes on all company product offerings.

• Maintain complete, accurate and well-organised project records and documentation.

• Deliver a consistently high standard of client service and contribute to strong long-term customer relationships.

• Due to the ongoing development of the department, roles may be updated from time to time

_______________________________________________________________________

• Reageer vinnig en akkuraat op kliënte- en interne navrae met betrekking op kwotasies, verkoopsbestellings, afleweringsdatums en projekstatus.

• Verkry kwotasies vanaf spesialismededingers/-verskaffers en sluit goedgekeurde kostes by kliëntevoorstelle in.

• Maintain akkurate kliënteprysbepaling, diskontostrukture en produkinligting.

• Berei gedetailleerde kliëntekwotasies voor deur gebruik te maak van argitektoniese tekeninge, spesifikasies en goedgekeurde prysbepaling.

• Verwerk kliënte-aankoopbestellings akkuraat en skep amptelike verkoopsbestellings vir oordrag na die fabriek.

• Koördineer met Projekbestuurders, die fabriek en verskaffers om projekvereistes, produksietydlyne en afleweringsondernemings te bevestig.

• Monitor produksieskedules en eskaleer proaktief risiko's wat ooreengekome afleweringsdatums kan beïnvloed.

• Spoor interne verkoopsbestellings, verskaffersaankoopbestellings, subkontrakteuraktiwiteite en kliënte-afleweringe na, en verskaf tydige statusopdaterings.

• Ondersteun Projekbestuurders met duidelike, professionele kommunikasie aan kliënte, verskaffers en interne belanghebbendes.

• Werk saam met Finansies om te verseker dat kliëntefakture betyds uitgemaak word, betalings korrek toegewys word en rekeningnavrae opgelos word.

• Help met die verwerking en verifiëring van verskaffers- en subkontrakteurfakture voor betaling.

• Ondersteun die verkoopskwotasie-sentrum deur kwotasies op te stel vir alle produkopsies van die maatskappy.

• Hou volledige, akkurate en goedgeorganiseerde projekrekords en dokumentasie in stand.

• Lewer 'n deurlopende hoë standaard van kliëntediens en dra by tot sterk langtermyn-kliënteverhoudings.

• As gevolg van die voortdurende ontwikkeling van die departement, mag rolle van tyd tot tyd opgedateer word.

Minimum Requirements / Minimum Vereistes

• Matric qualification.

• 5 + years experience in a similar role will be advantageous.

• Experience with Syspro will be advantageous.

• Strong technical aptitude, with the ability to understand and communicate product and project requirements.

• Ability to read and interpret architectural drawings, specifications and schedules.

• Proven administration, order-processing, estimating or project-coordination experience, ideally in a manufacturing, construction or technical-sales environment.

• Excellent organizational and workload-prioritization skills in a fast-paced environment.

• High level of accuracy and attention to detail, particularly in pricing, quotations, orders and documentation.

• Clear and professional written and verbal communication skills.

• Strong stakeholder-management skills, with the ability to work effectively across customers, suppliers, factory teams, Project Managers and Finance.

• Analytical and methodical problem-solving approach.

• Collaborative team player with a proactive, customer-focused approach.

• Own Reliable transport

_______________________________________________________________________

• Matriek kwalifikasie.

• 5 + jaar ondervinding in 'n soortgelyke rol sal voordelig wees.

• Ondervinding met Syspro sal voordelig wees.

• Sterk tegniese aanleg, met die vermoë om produk- en projekvereistes te verstaan en te kommunikeer.

• Vermoë om argitektoniese tekeninge, spesifikasies en skedules te lees en te interpreteer.

• Bewese ondervinding in administrasie, bestellingsverwerking, ramings of projekkoördinering, ideaal gesproke in 'n vervaardigings-, konstruksie- of tegniese verkoopsomgewing.

• Uitstekende organisatoriese en werksladingprioritiseringsvaardighede in 'n vinnige omgewing.

• Hoë vlak van akkuraatheid en aandag aan detail, veral in prysbepaling, kwotasies, bestellings en dokumentasie.

• Duidelike en professionele skriftelike en mondelinge kommunikasievaardighede.

• Sterk belanghebbendebestuursvaardighede, met die vermoë om effektief saam met kliënte, verskaffers, fabriekspanne, Projekbestuurders en Finansies te werk.

• Analitiese en metodiese probleemoplossingsbenadering.

• Samewerkende spanspeler met 'n proaktiewe, kliëntgerigte benadering.

• Eie Betroubare vervoer

Salary / Salaris

R30 000 CTC

Benefits: 14 % Mandatory retirement fund contribution and Optional Medical aid (Both are included in the Cost to Company)

_______________________________________________________________________

R30 000 CTC

Voordele: 14 % Verpligte uittreefondsbydrae en Opsionele Mediese fonds (Albei is ingesluit by die Koste vir die Maatskappy)