Debtors Administrator / Debiteure Administrateur (AN 112)

Introduction / Inleiding

Our client is a niche group of companies operating within the South African property industry, specialising in commercial property development, property investment, and strategic facilities management. The organisation delivers innovative and sustainable solutions across student accommodation, residential, industrial, and inner-city developments.

LOCATION: Aukland Park, Johannesburg

__________________________________________________________________________________

Ons kliënt is ’n nisgroep van maatskappye wat binne die Suid-Afrikaanse eiendomsbedryf funksioneer, en spesialiseer in kommersiële eiendomsontwikkeling, eiendomsbelegging en strategiese fasiliteitsbestuur. Die organisasie lewer innoverende en volhoubare oplossings oor studentebehuising, residensiële, industriële en binne-stad ontwikkelings.

LIGGING: Aukland Park, Johannesburg

Key Responsibilities/ Hoofverantwoordelikhede

• Ensure that all tenant documentation regarding the leasing of a student room is in order and is filed correctly. This includes: Lease Agreements; Tenant information and documents; Consent Forms; Proof of payment of deposits and rent; Any correspondence with the tenant from time to time; Pre-and-Post room inspections; Deposit refund form and account reconciliation;  Acceptance of keys

• Capture all leases on the accounting system in place, that presently being MDA, accurately with all relevant information inputed;

• Prepare a monthly leasing schedule on the last day of every month that is verified against actual occupancy, the bio-metric access system and the purchases of pre-paid electricity

• Run a monthly rent roll by the 21st of each month setting out all billing information and to ensure the accuracy thereof;

• Print/email rental statements to tenants by the 25th of every month;

• Upload receipts onto the accounting system and to correctly allocate such receipts to the correct tenant

• Continually check of rental payments to ensure that the debtors ageing is kept to a minimum.

• Assist and answer queries relating to the following to ensure optimal customer service: Rent; Wi-Fi; Electricity; Maintenance and any other matters that may arise from time to time.

• Ensure that the House Rules are enforced and to assist with any disciplinary procedures with tenants that may arise from time to time

• Issue Vacate Notes to tenants when they wish to exit the building with bags, ensuring that the rent is up to date

• Invoice and collect any charges from the tenants relating to maintenance, vandalism, lost keys, sleep-overs, wi-fi and the like

• Refund deposits on termination of the lease agreement, taking into account any damages that may have been incurred both in the room, the unit and in the building.

• Ensure that keys are returned and that all rentals are up to date prior to refunding the deposit. Ensure that all entries relating to this are captured correctly on theaccounting system.

• Vacate the tenant from the accounting system on termination of the lease, ensuring that all recurring items are stopped and that the room shows as vacant on the accounting system for the next incoming tenant

_____________________________________________________________________________

• Verseker dat alle huurdersdokumentasie rakende die verhuring van ’n studentekamer in orde is en korrek geliasseer word. Dit sluit in: Huurooreenkomste; Huurderinligting en dokumente; Toestemmingsvorms; Bewys van betaling van deposito’s en huur; Enige korrespondensie met die huurder van tyd tot tyd; Voor- en na-kamer inspeksies; Depositoterugbetalingsvorm en rekeningrekonsiliasie; Aanvaarding van sleutels

• Alle huurkontrakte akkuraat op die bestaande rekeningkundige stelsel, tans MDA, vas te lê met alle relevante inligting korrek ingevoer;

• ’n Maandelikse verhuring-skedule voor te berei op die laaste dag van elke maand wat geverifieer word teen werklike besetting, die biometriese toegangstelsel en die aankope van voorafbetaalde elektrisiteit

• ’n Maandelikse huurrol te bestuur teen die 21ste van elke maand wat alle faktureringsinligting uiteensit en die akkuraatheid daarvan verseker;

• Huurstate te druk/e-pos aan huurders teen die 25ste van elke maand;

• Ontvangste op die rekeningkundige stelsel op te laai en korrek aan die toepaslike huurder toe te wys

• Voortdurend huurbetalings na te gaan om te verseker dat die debiteure-ouderdomsontleding tot ’n minimum beperk word

• Hulp te verleen en navrae te beantwoord rakende die volgende om optimale kliëntediens te verseker: Huur; Wi-Fi; Elektrisiteit; Onderhoud en enige ander sake wat van tyd tot tyd mag ontstaan

• Te verseker dat die Huisreëls toegepas word en om te help met enige dissiplinêre prosedures met huurders wat van tyd tot tyd mag ontstaan

• Uitklaringskennisgewings aan huurders uit te reik wanneer hulle die gebou met sakke wil verlaat, en te verseker dat die huur op datum is

• Enige koste van huurders te faktureer en in te vorder wat verband hou met onderhoud, vandalisme, verlore sleutels, oornagverblyf, Wi-Fi en dergelike

• Deposito’s terug te betaal by beëindiging van die huurooreenkoms, met inagneming van enige skade wat mag ontstaan het in die kamer, eenheid en gebou

• Te verseker dat sleutels terugbesorg word en dat alle huurgelde op datum is voordat die deposito terugbetaal word. Te verseker dat alle inskrywings korrek op die rekeningkundige stelsel vasgelê word

• Die huurder op die rekeningkundige stelsel te beëindig by afloop van die huurkontrak, om te verseker dat alle herhalende items gestop word en dat die kamer as vakant op die stelsel verskyn vir die volgende inkomende huurder

Minimum Requirements / Minimum Vereistes

• Minimum 1 year experience as a Debtors and leasing administrator in residential accommodation

• Experience in MDA Property Software

• Experience in Student Accomodation will be advantageous

• Excellent verbal and written communication skills

• Reliable way of getting to work

__________________________________________________________________________________

• Minimum 1 jaar ondervinding as ’n debiteure- en verhuring-administrateur in residensiële akkommodasie

• Ondervinding in MDA Property Software

• Ondervinding in studentebehuising sal voordelig wees

• Uitstekende mondelinge en skriftelike kommunikasievaardighede

• Betroubare manier om by die werk uit te kom

Salary / Salaris

R15,000 p/m

Interested?

Werkie

Ashleigh Gomes

Alkantrant Rd 36

0081 Pretoria

http://Werkie.co.za