Debtors Administrator/ Debiteure Administrateur (AD 117)

Introduction/ Inleiding

Our client is a well-established property development and management group. They specialise in strategic facilities management, commercial, residential, industrial and student accommodation projects, delivering innovative, sustainable and high-quality property solutions with extensive industry expertise.

LOCATION: Cape Town, Western Cape

_______________________________________________________________________

Ons kliënt is ’n gevestigde eiendomsontwikkelings- en bestuursgroep. Hulle spesialiseer in strategiese fasiliteitsbestuur, kommersiële, residensiële, industriële en studentebehuisingsprojekte, en lewer innoverende, volhoubare en hoëgehalte eiendomsoplossings met uitgebreide bedryfskennis.

LIGGING: Kaapstad, Wes - Kaap

Key Responsibilities/ Hoofverantwoordelikhede

• Maintain and organize all tenant lease documentation, including agreements, payments, inspections, and correspondence.

• Capture and update lease information accurately on the accounting system (MDA).

• Prepare and reconcile monthly leasing schedules against occupancy and system data.

• Generate and verify monthly rent rolls and ensure billing accuracy.

• Distribute rental statements to tenants monthly.

• Allocate and record tenant payments correctly on the system.

• Monitor rental payments closely to minimize arrears and submit regular debtor age analyses.

• Handle tenant queries related to rent, utilities, maintenance, and general concerns.

• Enforce house rules and assist with tenant disciplinary processes when required.

• Manage tenant move-outs, including issuing exit notes and ensuring accounts are up to date.

• Invoice and collect additional charges (e.g., damages, lost keys, utilities, etc.).

• Process deposit refunds accurately, ensuring all conditions are met and recorded.

• Update the system upon lease termination, ensuring units are marked vacant and records are finalized.

_________________________________________________________________________

• Handhaaf en organiseer alle huurderhuurkontrakdokumentasie, insluitend ooreenkomste, betalings, inspeksies en korrespondensie.

• Vasvang en opdateer huurooreenkomsinligting akkuraat op die rekeningkundige stelsel (MDA).

• Berei maandelikse huurroosters voor en rekonsilieer dit teen besetting en stelseldata.

• Genereer en verifieer maandelikse huurstate en verseker faktureringsakkuraatheid.

• Versprei maandelikse huurstate aan huurders.

• Allokeer en teken huurderbetalings korrek op die stelsel aan.

• Monitor huurbetalings noukeurig om agterstalligheid te beperk en dien gereelde debiteure-ouderdomsontledings in.

• Hanteer huurdernavrae rakende huur, nutsdienste, instandhouding en algemene kwessies.

• Handhaaf huisreëls en help met dissiplinêre prosesse van huurders waar nodig.

• Bestuur huurders se uitgange, insluitend die uitreiking van vertreknotas en verseker dat rekeninge op datum is.

• Faktureer en vorder bykomende koste in (bv. skade, verlore sleutels, nutsdienste, ens.).

• Verwerk deposito-terugbetalings akkuraat en verseker dat alle voorwaardes nagekom en aangeteken is.

• Dateer die stelsel op by beëindiging van huurkontrakte en verseker dat eenhede as beskikbaar gemerk en rekords afgehandel word.

Minimum Requirements/ Minimum Vereistes

• Minimum 1+ year experience in a similar role.

• Experience working on MDA software.

• Experience working  in a student accomodation environment will be advantageous.

• Strong attention to detail and accuracy in handling information.

• High level of responsibility and accountability.

• Honest and trustworthy with strong integrity.

• Diligent and able to work consistently with a high level of care.

• Professional, respectful, and courteous in all interactions.

_____________________________________________________________________________

• Minimum 1+ jaar ondervinding in ’n soortgelyke rol.

• Ondervinding met MDA sagteware.

• Ondervinding in 'n studente verblyf omgewing sal voordelig wees.

• Sterk aandag aan detail en akkuraatheid in die hantering van inligting.

• Hoë vlak van verantwoordelikheid en aanspreeklikheid.

• Eerlik en betroubaar met sterk integriteit.

• Ywerig en in staat om konsekwent met ’n hoë vlak van sorg te werk.

• Professioneel, respekvol en hoflik in alle interaksies.

Salary/ Salaris

R20 000 p/m