Administrative Assistant / Administratiewe Assistent (AD 107)

Introduction / Inleiding

Our client is a leading South African electrical engineering company specialising in the repair, maintenance, and refurbishment of electrical machinery and industrial equipment. They provide comprehensive technical solutions, including motor rewinding, generator repairs, and specialised engineering services, supporting clients across various industrial sectors.

LOCATION: Parow, Cape Town

________________________________________________________________________________

Ons kliënt is ’n toonaangewende Suid-Afrikaanse elektriese ingenieursmaatskappy wat spesialiseer in die herstel, instandhouding en opknapping van elektriese masjinerie en industriële toerusting. Hulle verskaf omvattende tegniese oplossings, insluitend motorherwikkeling, generatorherstelwerk en gespesialiseerde ingenieursdienste, en ondersteun kliënte in verskeie industriële sektore.

LIGGING:Parow, Kaapstad

Key Responsibilities / Hoofverantwoordelikhede

• Welcome and assist visitors in a friendly and professional manner.

• Refer visitors to the appropriate staff member.

• Maintain the reception area to ensure it is clean, neat, organised, and professional.

• Manage the visitor register and sign-in process where applicable.

• Answer, screen, and redirect incoming telephone calls promptly and professionally.

• Take accurate messages and ensure they are forwarded to the correct person.

• Respond to general enquiries via telephone and email.

• Handle incoming and outgoing mail, couriers, and deliveries.

• Perform general administrative duties, including filing, photocopying, scanning, and printing.

• Prepare office documents and records and ensure they are kept up to date.

• Assist with data capturing and updating company databases and systems.

• Order and manage office supplies, stationery, and reception stock.

• Assist with scheduling appointments and meeting rooms.

• Provide excellent and professional service to clients, suppliers, and visitors.

• Handle client enquiries professionally and refer issues to the appropriate person when required.

• Build and maintain positive relationships with clients, suppliers, and colleagues.

• Assist various departments with administrative tasks as required.

• Maintain the confidentiality of company, client, and employee information.

• Ensure that office equipment in the reception area is functioning properly and report any issues.

• Assist with the preparation and support of company events and meetings when required.

• Assist with basic invoicing and the preparation of supporting documentation where required.

• Assist with documentation relating to client and supplier accounts.

• Ensure that information is accurately captured and maintained on company systems.

• Assist with the filing of invoices, statements, delivery notes, purchase orders, and other financial documents.

• Send invoices, statements, and other documentation to the relevant departments or clients where required.

__________________________________________________________________________

• Verwelkom en help besoekers op ’n vriendelike en professionele wyse.

• Verwys besoekers na die toepaslike personeellid.

• Handhaaf die ontvangsarea om te verseker dat dit skoon, netjies, georganiseerd en professioneel is.

• Bestuur die besoekersregister en aanmeldproses waar van toepassing.

• Beantwoord, sif en verwys inkomende telefoonoproepe vinnig en professioneel.

• Neem akkurate boodskappe en verseker dat dit aan die korrekte persoon deurgegee word.

• Beantwoord algemene navrae telefonies en per e-pos.

• Hanteer inkomende en uitgaande pos, koeriers en aflewerings.

• Verrig algemene administratiewe take, insluitend liassering, fotokopiëring, skandering en drukwerk.

• Berei kantoordokumente en rekords voor en verseker dat dit op datum gehou word.

• Help met data-invoer en die opdatering van maatskappydatabasisse en -stelsels.

• Bestel en bestuur kantoorbenodigdhede, skryfbehoeftes en ontvangsvoorraad.

• Help met die skedulering van afsprake en vergaderlokale.

• Lewer uitstekende en professionele diens aan kliënte, verskaffers en besoekers.

• Hanteer kliëntenavrae professioneel en verwys kwessies na die toepaslike persoon wanneer nodig.

• Bou en handhaaf positiewe verhoudings met kliënte, verskaffers en kollegas.

• Help verskeie afdelings met administratiewe take soos benodig.

• Handhaaf die vertroulikheid van maatskappy-, kliënt- en personeelinligting.

• Verseker dat kantoortoerusting in die ontvangsarea behoorlik funksioneer en rapporteer enige probleme.

• Help met die voorbereiding en ondersteuning van maatskappygeleenthede en vergaderings wanneer nodig.

• Help met basiese fakturering en die voorbereiding van ondersteunende dokumentasie waar nodig.

• Help met dokumentasie rakende kliënte- en verskaffersrekeninge.

• Verseker dat inligting akkuraat op maatskappystelsels vasgelê en bygehou word.

• Help met die liassering van fakture, state, afleweringsnotas, aankoopbestellings en ander finansiële dokumente.

• Stuur fakture, state en ander dokumentasie aan die toepaslike afdelings of kliënte waar nodig.

Minimum Requirements / Minimum Vereistes

• Certificate in Administration, Management, or a similar qualification.

• Ability to work with administrative systems and data management.

• Minimum 3–5 years’ administrative experience within an office environment. Experience in a customer service role.

• Experience with administration, record keeping, and managing client information.

• Experience within an industrial or production environment will be advantageous.

• Computer literate.

• Advanced knowledge of MS Office.

• Intermediate MS Excel skills.

• Experience with Sage Online and/or Pastel.

• Strong written and verbal communication skills.

• Excellent organisational and time management skills.

• Ability to prioritise and manage multiple tasks simultaneously.

• Analytical problem-solving skills.

• Financial and commercial understanding.

• Strong interpersonal skills.

• Own reliable transport and vehicle.

______________________________________________________________________________

• Sertifikaat in Administrasie, Bestuur of ’n soortgelyke kwalifikasie.

• Minimum 3–5 jaar administratiewe ondervinding binne ’n kantooromgewing. Ondervinding in ’n kliëntediensrol.

• Ondervinding met administrasie, rekordhouding en die bestuur van kliënte-inligting.

• Ondervinding binne ’n industriële of produksie-omgewing sal voordelig wees.

• Vermoë om met administratiewe stelsels en databestuur te werk.

• Rekenaarvaardig.

• Gevorderde kennis van MS Office.

• Intermediêre MS Excel-vaardighede.

• Ondervinding met Sage Online en/of Pastel.

• Sterk skriftelike en verbale kommunikasievermoë.

• Uitstekende organisatoriese en tydsbestuursvaardighede.

• Vermoë om te prioritiseer en verskeie take gelyktydig te bestuur.

• Analitiese probleemoplossingsvaardighede.

• Finansiële en kommersiële begrip.

• Sterk interpersoonlike vaardighede.

• Eie betroubare vervoer en voertuig.

Salary / Salaris

R7000 - R10 000 p/m