Admin Assistant

Reference: PTA000584-JP-1

ADMINISTRATIEWE ASSISTENT / ADMINISTRATIVE ASSISTANT

Ligging: Murrayfield, Pretoria Salaris: R13 000 per maand Koste vir die Maatskappy (CTC)

OORSIG

’n Gevestigde diensonderneming in die plaagbeheerbedryf is op soek na ’n ervare, georganiseerde en detail-georiënteerde Administratiewe Assistent om die daaglikse administrasie en operasionele ondersteuning van die onderneming te behartig. Die ideale kandidaat beskik oor minstens 3 jaar relevante administratiewe ervaring en is gemaklik met kliëntediens, dokumentasie, werkkaarte en die koördinering van veldtegnici. Hierdie rol is ideaal vir iemand wat goed onder druk kan funksioneer, sterk opvolgvermoë het en daarvan hou om te verseker dat administratiewe prosesse, kliënteversoeke en tegnici se werkskedules akkuraat en betyds afgehandel word. Duties & Responsibilities

SLEUTELVERANTWOORDELIKHEDE

1. Kliënte- & Kommunikasieondersteuning

• Hanteer daaglikse kliëntenavrae per telefoon, e-pos en WhatsApp.

• Neem kliënte se versoeke, diensnavrae en afsprake akkuraat op.

• Kommunikeer diensbevestigings en opvolg aan kliënte.

• Hanteer kliënte se navrae professioneel en verwys probleme waar nodig.

• Handhaaf goeie langtermyn kliënteverhoudings deur vinnige en effektiewe kommunikasie.

• Volg uitstaande kliënteversoeke en dienskwessies op.

2. Werkkaarte (Job Cards) & Diensadministrasie

• Skep en verwerk werkkaarte vir beplande en dringende diensbesoeke.

• Verseker dat werkkaarte korrek en volledig ingevul is.

• Ken werkkaarte aan die toepaslike tegnici toe.

• Monitor die status van uitstaande en voltooide werkkaarte.

• Verwerk voltooide werkkaarte en verseker dat alle relevante dokumentasie ontvang is.

• Kontroleer dat tegnici se diensbesonderhede akkuraat aangeteken is.

• Volg onafgehandelde werkkaarte met tegnici op.

• Hou akkurate rekords van kliënte se diensgeskiedenis.

3. Vloot- & Tegnikusadministrasie

• Handhaaf administratiewe rekords vir die onderneming se voertuie en veld tegnikus.

• Monitor voertuiglisensies, diensdatums, inspeksies en ander relevante dokumentasie.

• Hou rekord van voertuigtoewysings aan tegnikus.

• Koördineer voertuig- en tegnikusskedules waar nodig.

• Volg voertuigonderhoud en diensvereistes op.

• Verseker dat tegnikus oor die nodige dokumentasie en toerusting beskik.

• Hou rekord van kilometers, brandstof en ander vlootverwante administrasie.

• Identifiseer en rapporteer uitstaande vloot- of tegnikusadministrasie.

4. Skedulering & Operasionele Ondersteuning

• Koördineer daaglikse diensafsprake en tegnikus se roetes.

• Help met die beplanning van tegnikus se werkskedules.

• Verseker dat kliënte betyds oor diensafsprake en veranderinge ingelig word.

• Koördineer dringende diensversoeke en herskedulering.

• Monitor daaglikse werkvloei en identifiseer administratiewe vertragings.

• Ondersteun die operasionele span met algemene administratiewe take.

5. Rekordhouding & Algemene Administrasie

• Handhaaf akkurate kliënte-, diens- en tegnikusrekords.

• Liasseer dokumentasie en verseker dat rekords maklik opgespoor kan word.

• Werk interne stelsels en databasisse gereeld op.

• Verwerk en organiseer diensverwante dokumentasie.

• Help met fakture, diensverslae en ander basiese administratiewe dokumente.

• Stel eenvoudige administratiewe verslae op wanneer benodig.

MINIMUM VEREISTES

Ondervinding

• Minimum 3 jaar relevante administratiewe ervaring.

• Ondervinding in ’n diens-, instandhouding-, tegniese of veldgebaseerde onderneming sal sterk voordelig wees.

• Ondervinding met werkkaarte, diensadministrasie of tegnikuskoördinering sal ’n groot voordeel wees.

• Ondervinding in kliëntediens en telefoniese kommunikasie.

Vaardighede

• Sterk administratiewe en organisatoriese vaardighede.

• Uitstekende aandag aan detail.

• Goeie opvolg- en probleemoplossingsvermoë.

• Sterk kommunikasievaardighede.

• Vermoë om verskeie take gelyktydig te bestuur.

• Goeie tydsbestuur en vermoë om sperdatums te handhaaf.

• Rekenaarvaardig en gemaklik met Microsoft Office.

• Pastel

• Vermoë om akkuraat met data, dokumentasie en rekords te werk.

Package & Remuneration

R13 000